Wollen Sie Ihr neues Webprojekt ausschreiben?

 

Ausschreibung einer Website oder Onlineanwendung

Warum ein neues Webprojekt ausschreiben?

Sie haben ein neues Webprojekt? Eine neue Website für Ihr Unternehmen, ein Informationsportal, eine Onlineanwendung oder ähnliches? 

Grundsätzlich ist eine Ausschreibung sinnvoll, damit Sie sich nicht einfach auf die nächstbeste Webagentur verlassen müssen, sondern eine Auswahl von Offerten erhalten und dann den für Sie und Ihr Projekt am besten passenden Partner auswählen können. 

Die Vorteile einer Ausschreibung sind

  • Vergleich von Preisen von unterschiedlichen Anbietern
  • Eindruck von mehreren möglichen Partnern, wie sie auf Ihre Wünsche und Anforderungen eingehen
  • Vergleich von unterschiedlichen Technologien, falls Sie diese nicht vorgeben
  • durch eine Ausschreibung bekommen alle potentiellen Partner identische Informationen zu Ihrem Projekt

Wenn die Voraussetzungen für eine Ausschreibung erfüllt sind, dann ist die Ausschreibung selbst kein grosser Aufwand, bringt aber einen hohen Mehrwert. 

Voraussetzungen für eine Ausschreibung

Fragen Sie eine Webagentur nach einer Offerte, dann ist es sinnvoll, wenn sie denen genau erklären können, was Ihre neue Website überhaupt beinhalten soll. Eine Anfrage im Stil von "Ich brauche eine Website für mein Unternehmen, was kostet das?" ist nicht dazu geeignet, tatsächlich ein Angebot zu erhalten. Vielmehr ist es die Aufforderung für ein Gespräch, denn die Kosten, die entstehen werden, sind von ganz vielen Faktoren abhängig. Je umfangreicher oder komplexer Ihre Website oder Ihre Onlineanwendung sein wird, desto umfangreicher wird auch eine Projektbeschreibung, die unerlässlich ist. Professionelle Webagenturen werden Ihnen unter Umständen anbieten, die entsprechende Projektbeschreibung oder ein Pflichtenheft mit Ihnen auszuarbeiten. Aber nicht kostenlos. 

Die wichtigste Voraussetzung für eine Ausschreibung ist also, dass Sie genau wissen, was Sie wollen und das auch beschrieben haben.

Projektbeschreibung / Pflichtenheft

Je genauer Sie Ihre zukünftige Website beschreiben, desto genauer werden auch die Offerten sein, die Sie im Rahmen der Ausschreibung erhalten. Eine solche Projektbeschreibung beinhaltet normalerweise folgende Bereiche:

  • Allgemeine Beschreibung des Webprojektes
  • Sprachen
  • Welche Ziele mit der Website erreicht werden sollen und welche Zielgruppen angesprochen werden
  • Struktur (damit ergibt sich auch die Navigation) der Website, deren Inhalte und Funktionen (z.B. "Unser Team" und die Angabe, dass ein Foto, die Funktion und ggfs. weitere Informationen dargestellt werden sollen)
  • Angaben, was Sie selbst leisten und liefern können (z.B. Texte, Bilder, etc.) und was Sie von der Agentur erwarten.
  • Ihre Wünsche und Anforderungen an das Design (kann von allgemeiner Beschreibung bis zu einem Corporate Design Manual gehen)
  • Angaben zu rechtlichen Fragen (z.B. Impressumspflicht, Einhaltung der DSGVO, etc.) 
  • Allenfalls weitere Informationen zu benötigten Schnittstellen, externen Tools, etc. 

Bei einer Ausschreibung geht es aber nicht nur um die Kosten, die von Ihrer Projektbeschreibung abhängen. Es gibt weitere Komponenten, die sehr wichtig sind:

Zeitplanung

Viele IT-Projekte laufen oft nicht so, wie es sich der Auftraggeber vorstellt. Besonders das Einhalten eines Zeitplans ist ein häufiges Problem. Meistens liegt es daran, dass die Planung des Projektes Lücken aufweist, aber auch, dass die Agentur eventuell nicht genügend Ressource dafür einplant. Mit einem genauen Zeitplan machen Sie eine Vorgabe, die auch der Webagentur besser beim Planen hilft. 

Optionale Teile

Auftraggeber wünschen sich manchmal sehr viel, berücksichtigen dabei aber nicht, dass es letztendlich auch ins Budget passen muss. In solchen Fällen ist es sinnvoll, dass Sie diejenigen Teile der Website beschreiben, die von der Agentur als Zusatzoption offeriert werden soll. Wenn Sie mit der Projektbeschreibung fertig sind, können Sie sich überlegen, ob Sie im Bedarfsfall auf bestimmte Teile verzichten können. Diese Bereiche sollten dann als Option angeboten werden. 

Festlegen von Anforderungen an die Offerten

Beschreiben Sie in der Ausschreibung unbedingt, welche Anforderungen Sie an die Offerte stellen. Hier ein paar Beispiele:

  • Preisangaben brutto oder netto, welche Währung
  • Angabe der Entwicklungskosten, aber auch der jährlichen Kosten für Hosting und Wartung
  • Frage nach möglichen Kosten, die nicht berücksichtigt wurden

Es gibt übrigens ein Online-Tool, das Ihnen dabei hilft, eine solche Projektbeschreibung online zu erstellen und als Grundlage für die Ausschreibung zu verwenden.

 zum kostenlosen Online-Tool für die Planung

Ablauf einer Ausschreibung

Nachdem Sie die Voraussetzungen wie eine detaillierte Projektbeschreibung erfüllt haben, können Sie sich Gedanken darüber machen, welche Webagenturen Sie an der Teilnahme der Ausschreibung beteiligen möchten. 

Wir empfehlen Ihnen zwischen drei und fünf Agenturen. Wobei wir hier immer von Agenturen schreiben, dabei aber alle meinen, die solche Dienstleistungen anbieten. 

Anschliessend schicken Sie die Anfrage mit der Projektbeschreibung an alle Agenturen - möglichst gleichzeitig um jedem die gleichen Chancen zu bieten - und setzen Sie unbedingt einen Termin für die Abgabe des Angebotes

Sollten im Verlauf der Offertphase Fragen von einzelnen Agenturen kommen, deren Beantwortung auch die anderen Agenturen interessieren dürfte, dann senden Sie diese Information auch direkt an alle. 

Hier ein kurzer Ablaufplan für die Ausschreibung:

Mit dem oben erwähnten Online-Tool können Sie übrigens nicht nur die Projektplanung ganz einfach erledigen, sondern auch direkt die Ausschreibung durchführen. Dabei können Sie selbst angeben, welche Agenturen angeschrieben werden soll. Diese erhalten dann einen persönlichen Link zu Ihrer Projektbeschreibung.

 zum kostenlosen Online-Tool für die Ausschreibung